Ghi chú để dùng được: hệ thống lưu và tìm lại

Nhiều người học ghi chú rất nhiều — vở kín chữ, thư mục đầy file, ứng dụng hàng nghìn mục.

Nhưng nếu hỏi lần cuối họ mở lại một ghi chú cũ là khi nào, câu trả lời thường là không nhớ. Ghi chú không tìm lại được thì gần như không có giá trị.

Vì sao ghi chú không được dùng lại

• Ghi để cho yên tâm. Việc ghi tạo cảm giác đã xử lý thông tin, và cảm giác đó đủ để ta không cần quay lại.
• Không tìm được khi cần. Không nhớ đã ghi ở đâu, tìm mất thời gian hơn tra lại từ đầu.
• Ghi nguyên văn nên đọc lại cũng như đọc tài liệu gốc, không nhanh hơn.
• Không có ngữ cảnh. Mở lại sau sáu tháng không hiểu mình định nói gì.
• Quá nhiều. Ghi mọi thứ khiến không biết cái nào quan trọng.
• Rải rác nhiều nơi — vở, điện thoại, máy tính, ảnh chụp.

Nguyên tắc nền: ghi cho bản thân sáu tháng sau

Đây là cách nghĩ thay đổi hẳn chất lượng ghi chú.

Người đó không nhớ bối cảnh, không nhớ bạn đang đọc gì, không nhớ vì sao điều này quan trọng. Vì vậy mỗi ghi chú cần đủ để đứng một mình:

• Viết bằng lời của mình, không chép nguyên văn. Việc diễn đạt lại vừa tạo ghi nhớ vừa làm ghi chú dễ hiểu hơn khi đọc lại.
• Ghi cả vì sao nó quan trọng, không chỉ nội dung.
• Ghi nguồn để tra lại được khi cần chi tiết.
• Ghi câu hỏi nảy ra — chúng thường có giá trị hơn cả nội dung.
• Ghi liên hệ với những gì bạn đã biết.

Tổ chức để tìm lại

Một nơi duy nhất. Đây là nguyên tắc quan trọng nhất. Ghi chú rải khắp nơi là lý do chính khiến không tìm được. Chọn một hệ thống và đưa mọi thứ vào đó.

Nếu bạn thích ghi tay, vẫn có thể chụp lại và đưa vào cùng nơi lưu.

Đặt tên có quy tắc. Tên ghi chú nên mô tả nội dung đủ để bạn nhận ra khi lướt danh sách. Tránh các tên chung chung như ghi chú một hoặc bài giảng ba.

Cấu trúc đơn giản. Vài thư mục lớn theo chủ đề tốt hơn cây thư mục nhiều tầng. Cây quá sâu làm bạn phân vân không biết đặt ở đâu, và sau đó không biết tìm ở đâu.

Gắn thẻ theo cách dùng. Nghĩ về lúc bạn sẽ cần nó — bạn sẽ tìm theo từ khoá nào. Gắn thẻ theo câu hỏi hoặc theo dự án thường hữu ích hơn theo môn học.

Ưu tiên tìm kiếm. Nếu hệ thống của bạn tìm kiếm được toàn văn, việc phân loại ít quan trọng hơn — chỉ cần ghi chú chứa các từ bạn sẽ tìm.

Phân loại theo mức xử lý

Một cách tổ chức hữu ích là chia ghi chú theo mức độ đã xử lý:

Mức một — Ghi thô. Ghi nhanh trong lúc nghe hoặc đọc. Chưa cần gọn gàng.

Mức hai — Ghi đã xử lý. Viết lại bằng lời của mình, có cấu trúc, đứng một mình được. Đây là mức có giá trị nhất và cũng là mức nhiều người bỏ qua.

Mức ba — Ghi tổng hợp. Kết nối nhiều nguồn về một chủ đề, có nhận định của riêng bạn.

Điểm mấu chốt: ghi thô chỉ có giá trị nếu được chuyển lên mức hai. Nếu bạn chỉ dừng ở mức một, ghi chú sẽ tích tụ mà không dùng được.

Thực hành: dành mười lăm phút sau mỗi buổi học hoặc cuối ngày để xử lý ghi thô. Việc này gần với thời điểm học nên bạn còn nhớ ngữ cảnh.

Rà soát định kỳ

Đây là phần biến ghi chú từ kho chứa thành công cụ:

• Hằng tuần: xử lý ghi thô còn tồn, xoá thứ không cần.
• Hằng tháng: lướt qua các ghi chú đã tạo, tìm liên hệ giữa chúng.
• Định kỳ dài hơn: xem lại một chủ đề để củng cố và cập nhật.

Việc rà soát cũng là ôn tập — nó tận dụng nguyên tắc lặp lại ngắt quãng mà không cần công cụ riêng.

Bớt đi thay vì thêm vào

Phản xạ tự nhiên là ghi càng nhiều càng tốt. Nhưng:

• Ghi ít mà chọn lọc dễ dùng lại hơn ghi nhiều mà lộn xộn.
• Xoá được là kỹ năng. Ghi chú không còn giá trị nên bỏ đi.
• Không cần lưu thứ dễ tra lại. Chỉ ghi những gì là hiểu biết của bạn, không ghi những gì tìm kiếm ba giây là ra.
• Không lưu tài liệu mình chưa đọc như thể đã học — việc lưu không phải việc đọc.

Điểm cuối đáng chú ý: nhiều người tích luỹ một kho tài liệu khổng lồ và cảm thấy như đang học, trong khi thực tế chưa đọc phần lớn.

Ghi tay hay ghi máy

Cả hai đều dùng được, tuỳ mục đích:

Ghi tay: chậm hơn nên buộc phải chọn lọc và diễn đạt lại — điều này tốt cho việc hiểu. Phù hợp khi nghe giảng hoặc suy nghĩ.

Ghi máy: tìm kiếm được, sắp xếp lại được, liên kết được. Phù hợp cho kho lưu trữ dài hạn.

Kết hợp thường tốt nhất: ghi tay lúc học, chuyển phần đáng giữ lên hệ thống số khi xử lý.

Về công cụ

• Công cụ đơn giản mà dùng đều tốt hơn công cụ mạnh mà phức tạp.
• Cẩn thận với việc dành quá nhiều thời gian sắp xếp hệ thống thay vì học — đây là dạng trì hoãn phổ biến.
• Ưu tiên định dạng mở để không mất dữ liệu nếu dịch vụ ngừng hoạt động.
• Sao lưu.
• Đừng đổi công cụ liên tục — mỗi lần chuyển tốn thời gian và thường mất một phần.

Với người học có kỳ thi

• Ghi chú để ôn phải khác ghi chú để lưu — ngắn hơn, dạng câu hỏi, dễ tự kiểm tra.
• Chuyển ghi chú thành câu hỏi là cách ôn hiệu quả hơn đọc lại ghi chú.
• Một trang tổng hợp cho mỗi chủ đề hữu ích hơn nhiều trang chi tiết khi ôn gấp.

Một điều đáng nhớ

Mục đích của ghi chú không phải lưu giữ thông tin — thông tin thì luôn tra được.

Mục đích là lưu giữ những gì bạn đã hiểu và đã nghĩ về nó. Đó là thứ không tra được ở đâu, và cũng là thứ đáng để xây một hệ thống.

Câu hỏi thường gặp